Program pengabdian masyarakat ini dilatarbelakangi oleh kebutuhan akan modernisasi layanan administrasi dan dokumentasi data di Kelurahan Margasari, Kecamatan Balikpapan Barat, Kota Balikpapan. Kelurahan ini menaungi 32 RT yang mengelola berbagai administrasi seperti proses pengajuan surat, pelaporan kegiatan, dan penyampaian masalah masyarakat yang masih dilakukan secara manual. Kondisi tersebut menyebabkan lambatnya alur informasi, kurang terstrukturnya arsip RT, hingga keterlambatan penanganan pengaduan warga. Keterbatasan akses Kelurahan terhadap website resmi yang dikelola Diskominfo juga membuat pelayanan digital belum dapat dimanfaatkan secara optimal.
Kegiatan inovasi sosial ini dilaksanakan melalui pendekatan partisipatif dengan melibatkan staf kelurahan, Ketua RT, dan masyarakat sebagai pemangku kepentingan utama. Berikut adalah alur pelaksanaan kegiatan Inovasi Sosial di Kelurahan Margasari.
Gambar 1. Alur Pelaksanaan Kegiatan Inovasi Sosial di Kelurahan Margasari
Tahapan kegiatan diawali dengan kunjungan dan observasi langsung ke Kantor Kelurahan Margasari untuk meninjau alur administrasi yang berjalan serta mengidentifikasi kebutuhan utama. Hasil observasi menunjukkan bahwa arsip dari 32 RT belum terdokumentasi dengan baik dan masih tersebar dalam bentuk fisik, sehingga menyulitkan proses pencarian dan pengelolaan data. Kondisi ini menunjukkan perlunya digitalisasi dokumen RT agar seluruh data arsip dapat tersimpan secara terstruktur dan mudah diakses melalui website resmi kelurahan. Selain itu, tim juga menemukan bahwa pengaduan warga selama ini lebih banyak disampaikan melalui grup chat tiap RT, sehingga tidak terdokumentasi dengan baik dan sulit ditelusuri kembali ketika dibutuhkan.
Berdasarkan temuan tersebut, tahap berikutnya adalah melakukan pengumpulan data melalui survei lapangan ke seluruh 32 RT di Kelurahan Margasari. Kegiatan ini dilakukan selama beberapa minggu dengan metode wawancara langsung dengan Ketua RT untuk memperoleh data yang akurat dan terperinci. Tahapan berikutnya adalah merancang dan membangun sistem informasi kelurahan berbasis web yang memuat empat fitur utama, yaitu: pengajuan surat daring, sistem pengarsipan data RT, fitur pengaduan masyarakat, dan informasi kegiatan kelurahan. Sistem dikembangkan secara mandiri untuk memastikan kelurahan memiliki akses penuh untuk melakukan pembaruan dan pengelolaan jangka panjang. Proses pengembangan dilakukan secara iteratif dengan melakukan uji coba internal dan perbaikan berdasarkan masukan dari pengguna.
Setelah proses pengembangan sistem selesai dibangun, tim melakukan tahap migrasi data dan pengisian konten awal. Data hasil survei lapangan, seperti profil, statistik demografi, dan peta lokasi dari 32 RT, dimasukkan ke dalam basis data sistem. Selain itu, kategori layanan pengaduan juga dikonfigurasi agar sesuai dengan kebutuhan warga. Proses ini dilanjutkan dengan uji coba secara iteratif (berulang) yang melibatkan staf kelurahan, guna memastikan seluruh fitur berjalan lancar dan sesuai harapan sebelum sistem digunakan secara luas. Adapun tampilan dashboard website Kelurahan Margasari adalah sebagai berikut.
Gambar 2. Dashboard Website Kelurahan Margasari
Sebagai langkah pendukung setelah website siap digunakan, tim melaksanakan pelatihan untuk staf kelurahan terkait cara mengelola konten, memverifikasi pengaduan, mengakses arsip RT, dan melakukan monitoring data dari dashboard administrator. Selain itu, pelatihan juga diberikan kepada seluruh Ketua RT untuk memastikan mereka mampu menggunakan sistem dalam pelaporan, melihat informasi, dan menyampaikan keluhan warga dengan mudah. Pelatihan dilengkapi dengan buku panduan serta video tutorial agar dapat dipelajari secara mandiri. Untuk mengetahui sejauh mana pemahaman Ketua RT terhadap materi pelatihan website, disusun kuesioner angket yang diisi sebelum dan sesudah pelatihan. Kuesioner ini berfungsi sebagai indikator untuk menilai perubahan pemahaman dan kemampuan peserta, sehingga kondisi awal dan akhir dapat dibandingkan secara objektif.
Hasil pengisian kuesioner angket menunjukkan bahwa pada kelompok staf kelurahan diperoleh nilai rata-rata 4,71 pada skala 1–5, yang mengindikasikan bahwa sistem dinilai mudah digunakan serta membantu dalam menjalankan tugas administrasi. Sementara itu, pada kelompok ketua RT, diperoleh rata-rata 4,03 pada skala yang sama, yang menunjukkan bahwa sistem cukup mendukung proses penyusunan laporan dan pengelolaan data di tingkat RT. Kedua kelompok pengguna memberikan tanggapan positif dan merasa bahwa sistem ini memudahkan pekerjaan administrasi serta membuat alur kerjanya lebih tertata.
Melalui kegiatan ini, diharapkan tercipta layanan administrasi yang lebih cepat, transparan, dan terdokumentasi. Program ini juga bertujuan meningkatkan literasi digital perangkat kelurahan dan Ketua RT, serta membangun kebiasaan penggunaan sistem digital dalam pengelolaan data. Dengan adanya digitalisasi pengarsipan dan kanal pengaduan daring, Kelurahan Margasari diharapkan dapat memberikan pelayanan publik yang lebih efektif dan responsif terhadap kebutuhan masyarakat.
Tim Pelaksana Pengabdian:
1. Rosa Eliviani, S.Kom., M.T. (Sistem Informasi/JTEIB/ITK)
2. Maulana Malik Ibrahim (Sistem Informasi/JTEIB/ITK)
3. Andini Permata Sari (Sistem Informasi/JTEIB/ITK)
4. Djaky Abbyyu Fauzan Timumum (Sistem Informasi/JTEIB/ITK)
5. Khanza Nabila Tsabita (Sistem Informasi/JTEIB/ITK)
6. Muhammad Alif Setiawan (Sistem Informasi/JTEIB/ITK)
7. Muhammad Bagas Setiawan (Sistem Informasi/JTEIB/ITK)
8. Andi Zalfa Zahirah Najib (Informatika/JTEIB/ITK)
9. Anugrah Alian Putratama (Informatika/JTEIB/ITK)
10. Miftahul Fauzi Rifai (Informatika/JTEIB/ITK)
11. Rahmahdaniah Fitri (Informatika/JTEIB/ITK)
1. Memudahkan pemantauan aktivitas 32 RT secara real-time melalui dashboard monitoring, sehingga kelurahan tidak lagi perlu melakukan rekap data secara manual.
2. Mempercepat akses informasi karena seluruh arsip telah tersimpan dalam database digital terintegrasi, membuat pencarian data menjadi cepat dan aman tanpa risiko kehilangan dokumen.
3. Menyederhanakan laporan bulanan RT dengan mengubahnya ke format digital (paperless), sehingga seluruh riwayat kegiatan tersimpan lebih rapi dan mudah diakses kembali.
4. Mempermudah penyampaian keluhan warga melalui fitur pengaduan daring yang dilengkapi pelacakan status, sehingga proses tindak lanjut dapat dipantau dengan jelas.
5. Mengurangi miskomunikasi dengan menyediakan portal informasi resmi yang memastikan pengumuman dan berita dari kelurahan tersampaikan secara tepat dan merata kepada masyarakat.