Dalam era digital yang semakin berkembang pesat, teknologi informasi memegang peranan penting dalam menunjang efektivitas dan efisiensi berbagai proses di institusi pendidikan tinggi. Tidak hanya terbatas pada kegiatan akademik, teknologi juga menjadi tulang punggung dalam mendukung proses non-akademik, termasuk penjaminan mutu internal. Institut Teknologi Kalimantan (ITK) memanfaatkan momentum ini untuk memperkuat infrastruktur teknologi informasinya melalui pengembangan Sistem Informasi Manajemen Jaminan Mutu (SIM JAMU) yang lebih komprehensif dan terintegrasi. Pengembangan sistem ini merupakan langkah konkret untuk menghadapi tantangan implementasi sistem penjaminan mutu yang masih bersifat manual. Dalam penelitian ini, Tim Pusat Penjaminan Mutu (PJM) ITK melalui skema penelitian riset kebijakan strategis memastikan solusi yang dihasilkan tidak hanya efisien tetapi juga sesuai dengan peraturan terbaru, khususnya Permendikbudristek Nomor 53 Tahun 2023 tentang Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi.
Proses penjaminan mutu di ITK selama ini dihadapkan pada beberapa kendala yaitu SIM JAMU yang ada belum sepenuhnya mendukung kebutuhan penjaminan mutu sesuai standar terbaru. Dengan diterapkannya Peraturan Nomor 53 Tahun 2023, terdapat kebutuhan mendesak untuk melakukan penyesuaian agar sistem sejalan dengan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) yang menjadi landasan operasional. Sebagian besar proses penjaminan mutu, termasuk Audit Mutu Internal (AMI), masih dilakukan secara manual. Proses ini tidak hanya memakan waktu dan sumber daya tetapi juga rentan terhadap kesalahan manusia, yang berpotensi menghambat efektivitas pengambilan keputusan.
Untuk mengatasi tantangan tersebut, tim pengembang mengadopsi metode Agile Development, sebuah pendekatan iteratif yang memungkinkan fleksibilitas dalam menyesuaikan sistem dengan kebutuhan pengguna. Setiap tahapan dalam pengembangan, mulai dari perancangan hingga implementasi, dilakukan secara berulang untuk memastikan hasil akhir sesuai ekspektasi. Tahapan awal dari kegiatan ini adalah menyiapkan dokumen Software Requirements Specification (SRS) yang menjadi dasar dalam pengembangan sistem. SRS memuat deskripsi rinci kebutuhan fungsional, seperti pengelolaan dokumen AMI, dan kebutuhan non-fungsional, seperti keamanan data dan kinerja sistem. Selanjutnya perancangan diagram konteks untuk memberikan gambaran umum tentang interaksi sistem dengan entitas eksternal, seperti Pusat Penjaminan Mutu (PJM), auditee, dan auditor. Diagram ini memetakan aliran data utama, seperti pengiriman feedback audit dari auditor kepada auditee. Setelah itu pembuatan Entity-Relationship Diagram (ERD) digunakan untuk merancang struktur basis data yang efisien. Dengan ERD, tim pengembang dapat memastikan bahwa setiap entitas dan hubungan di dalam sistem teridentifikasi dengan benar, sehingga integritas data tetap terjaga.
Sistem dibangun menggunakan framework Laravel, yang dikenal andal untuk pengembangan aplikasi berbasis web. Sistem ini memiliki tiga peran utama yaitu PJM yang bertugas mengelola dokumen AMI, memberikan penugasan kepada auditee dan auditor, serta memantau proses audit. Auditee berperan memberikan dokumen dan informasi relevan yang akan diaudit. Auditor memvalidasi informasi yang diberikan auditee sesuai standar SPMI ITK. Pengembangan SIM JAMU telah mencapai tahap implementasi, di mana sistem ini telah dipublikasikan dan dapat diakses melalui laman resmi https://ami.itk.ac.id/. Sistem ini telah digunakan secara aktif dalam pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI) tahun 2024 di ITK, mencakup 5 jurusan dan 22 program studi.
Sebagai langkah strategis dalam memperkuat sistem penjaminan mutu internal, pengembangan dan implementasi SIM JAMU di Institut Teknologi Kalimantan (ITK) telah menjadi tonggak penting dalam menciptakan proses yang lebih efisien, transparan, dan terintegrasi. Dengan hadirnya sistem ini, ITK tidak hanya memenuhi regulasi yang ditetapkan oleh pemerintah, tetapi juga mendorong inovasi dalam pengelolaan mutu pendidikan yang lebih baik. SIM JAMU diharapkan dapat memperkuat budaya mutu di ITK, membangun lingkungan akademik yang lebih berkualitas, serta mendorong perbaikan berkelanjutan di seluruh aspek pendidikan dan pengelolaan institusi.
1. Sistem berbasis web memungkinkan pengguna untuk mengakses data kapan saja dan di mana saja.
2. Sistem Informasi yang lebih fleksibel sehingga mempermudah dalam penyesuaian dengan regulasi peraturan pemerintah terbaru
3. Mendorong terlaksananya budaya mutu di Institut Teknologi Kalimantan melalui implementasi sistem yang terintegrasi.