Dalam dunia pendidikan, perguruan tinggi dianggap sebagai penyedia layanan, sementara mahasiswa dianggap sebagai pengguna layanan yang sering disebut sebagai konsumen atau pelanggan. Universitas tidak hanya menyediakan satu jenis layanan, tetapi berbagai layanan yang mencakup berbagai aspek. Meskipun fokus utama layanan perguruan tinggi adalah pada pembelajaran dan aspek akademik, namun terdapat pula layanan tambahan seperti administrasi akademik, konsultasi/bimbingan, perpustakaan, laboratorium, akses internet/komputer, penelitian, dan lain sebagainya. Pelayanan administrasi ini sangat penting dan harus dioptimalkan agar dapat memenuhi kebutuhan mahasiswa secara efektif dan efisien.
Unit Layanan Terpadu (ULT) ITK berkomitmen untuk memenuhi kebutuhan masyarakat yang mencari informasi dan layanan terkait dengan Institut Teknologi Kalimantan. Salah satu layanan yang paling diminati adalah layanan akademik dan kemahasiswaan, khususnya oleh mahasiswa dan alumni ITK. Layanan ini terdiri dari sembilan jenis pelayanan yang dibedakan berdasarkan status pemohon, yaitu mahasiswa dan alumni. Pelayanan untuk mahasiswa mencakup penerbitan surat keterangan aktif studi, legalisasi transkrip mata kuliah, legalisasi kartu hasil studi, penerbitan surat pernyataan tidak sedang menerima beasiswa, dan legalisir SKL. Sementara layanan untuk alumni melibatkan legalisir ijazah, legalisir transkrip, legalisir SKPI, dan legalisir piagam kelulusan.
Permasalahan yang terjadi pada layanan administrasi yaitu saat ini sistem pelayanan administrasi di ITK belum sepenuhnya dilaksanakan secara daring. Pada praktiknya, layanan diajukan melalui Google Forms, namun dokumen harus diambil secara langsung di ULT ITK setelah proses pengajuan selesai. Saat ini, ULT ITK belum dapat menyediakan pencetakan dokumen secara daring kepada pemohon yang telah mengajukan layanan. Pencetakan hanya dapat dilakukan secara offline oleh pihak ULT ITK. Keadaan ini mengakibatkan munculnya masalah, terutama tingginya tingkat ketidakbertanggungjawaban pemohon layanan terhadap dokumen yang diajukan. Dampaknya adalah penggunaan kertas di ULT menjadi tidak efisien karena banyak dokumen yang disiapkan namun tidak diambil oleh pemohon. Oleh karena itu, diperlukan sistem yang dapat menyediakan layanan administrasi secara online, yang nantinya akan diintegrasikan ke dalam situs web profil perusahaan yang dimiliki oleh ULT ITK saat ini.
Penelitian ini menggunakan metode Waterfall. Waterfall adalah metode pengembangan yang mengikuti urutan terstruktur, dimulai dari definisi persyaratan, melalui tahap perancangan sistem dan perangkat lunak, implementasi dan pengujian unit, integrasi dan pengujian sistem, hingga pengoperasian dan pemeliharaan. Metode ini terbukti mampu menghasilkan sistem berkualitas tinggi dan memiliki dokumentasi pengembangan yang sangat terstruktur. Hal ini disebabkan oleh persyaratan bahwa setiap tahap harus diselesaikan sepenuhnya sebelum memasuki fase berikutnya. Penelitian ini bertujuan menciptakan sistem informasi pelayanan administrasi berbasis website yang dapat membantu ULT ITK dalam memberikan layanan administrasi yang mudah diakses dari berbagai lokasi dan waktu.
Menerapkan sistem berbasis web dapat membantu ULT ITK meningkatkan efisiensi operasional dan kualitas layanan administratif. Sistem ini akan menggantikan pengambilan dokumen langsung dan penggunaan Google Forms. Hal ini memungkinkan pemohon untuk mengajukan layanan dan mencetak dokumen secara online tanpa perlu datang ke kampus. Pengurangan penggunaan kertas di ULT ITK akan mendukung keberlanjutan lingkungan karena pemohon memiliki kontrol penuh atas dokumen mereka sendiri. Selain itu, proses layanan akan menjadi lebih jelas, memungkinkan pemohon untuk melacak status pengajuan secara real-time, mengurangi keraguan, dan meningkatkan kepercayaan pada sistem. Pemohon akan memiliki pemahaman yang lebih baik tentang persyaratan karena informasi tentang prosedur layanan dan panduan akan tersedia secara online. Dengan demikian, ULT ITK dapat memberikan pelayanan terbaik kepada masyarakat ITK sambil meminimalkan dampak negatif yang diakibatkan oleh ketidakbertanggungjawaban pemohon terhadap dokumen yang mereka ajukan.
1. ULT ITK dapat menyederhanakan proses pelayanan, memangkas waktu layanan, menghilangkan langkah yang kurang penting, mengurangi biaya yang tidak perlu, dan menyusun prosedur yang transparan.
2. Peningkatan efisiensi operasional dan kualitas layanan administratif.
3. Pengurangan penggunaan kertas di ULT ITK sehingga mendukung keberlanjutan lingkungan karena pemohon memiliki kontrol penuh atas dokumen mereka.
4. Pemohon dapat mengajukan layanan dan mencetak dokumen secara online tanpa perlu datang ke kampus.
5. Proses layanan lebih jelas karena pemohon dapat melacak status pengajuan secara real-time sehingga mengurangi keraguan.
6. Pemohon akan memiliki pemahaman yang lebih baik tentang persyaratan karena informasi tentang prosedur layanan dan panduan akan tersedia secara online.