Pada instansi pendidikan, pemenuhan hak dan kewajiban terutama hukum untuk civitas akademika menjadi barometer dalam pembentukan karakter instansi ataupun individu yang ada di dalam instansi tersebut. Hal ini merupakan efek dari prinsip Indonesia sebagai negara hukum. Sesuai dengan tiga peran pendidikan tinggi atau disebut Tri Dharma Perguruan Tinggi, salah satu bentuk nyata pelaksanaannya adalah pengabdian kepada masyarakat yang dapat diimplementasikan sesuai disiplin ilmu masing-masing (Kurniawati, 2012).
Pusat Layanan Hukum ITK, yang dibentuk pada 23 Oktober 2023, adalah unit yang menyediakan layanan hukum kepada civitas akademika di ITK. Layanan yang diberikan berupa layanan pembuatan surat keputusan, layanan review perjanjian kerja sama, layanan review peraturan rektor, layanan review nota kesepahaman, serta konsultasi hukum.
Pelayanan di PLH ITK saat ini memiliki beberapa kendala, diantaranya standar operasional prosedur (SOP) yang belum terbentuk dan disahkan oleh Rektor Institut Teknologi Kalimantan. Pengelolaan informasi proses penerbitan surat keputusan rektor saat ini masih dilakukan secara manual melalui google sheets, masih mengalami banyak kendala. Salah satunya terdapat sejumlah permohonan surat keputusan rektor yang double akibat revisi nota dinas sehingga memicu lamanya proses pelayanan. Pelayanan terkait review perjanjian kerja sama, review nota kesepahaman dan review peraturan rektor belum dinilai optimal karena masih menggunakan email.
Selain kendala diatas, kendala lainnya terdapat pada alur permohonan dokumen hukum yang saat ini digunakan masih berbelit-belit, dimulai dari pengajuan nota dinas melalui rektorat, pengecekan kesesuaian permohonan di wakil rektor baik di bidang akademik maupun non akademik, pengecekan kembali di kepala biro umum dan akademik, dan akhirnya didisposisikan ke PLH. Panjangnya alur permohonan ini serta ketidakjelasan jadwal kehadiran pimpinan membuat durasi penerimaan nota dinas permohonan menjadi tidak efisien. Hasil output dokumen pun juga melalui tahap yang sama sebelum dikirim ke unit pemohon yang bersangkutan, sehingga dari permohonan hingga sampai ke output dokumen membutuhkan waktu 7-14 hari kerja tergantung ketersediaan pimpinan di rektorat.
Adapun visi dari Pusat Layanan Hukum adalah : “Menjadi unit yang memberikan layanan hukum dengan mengedepankan nilai kepastian, keadilan dan keseimbangan kepada seluruh sivitas akademika ITK dengan berlandaskan nilai – nilai Pancasila.”
Sedangkan misi dari Pusat Layanan Hukum adalah :
Setelah Pusat Layanan Hukum (PLH) ITK resmi beroperasi pada tanggal 23 Oktober 2023, beberapa aktivitas pelayanan di PLH ITK masih belum berjalan dengan konstan dikarenakan belum terbentuknya sistematis pekerjaan dan standar operasional prosedur yang ada di PLH. Beberapa kendala pada pelayanan diantaranya pengarsipan berkas yang belum maksimal, dikarenakan fasilitas penunjang pengarsipan seperti lemari arsip yang belum memadai. Pengiriman berkas dokumen hukum yang masih menggunakan cara manual dengan mengirimkan berkas melalui WhatsApp atau email mengakibatkan kekeliruan alamat pengiriman dan lamanya waktu pengiriman untuk berkas-berkas dengan ukuran besar.
Kendala pelayanan lainnya ialah ketepatan waktu penyelesaian layanan yang masih belum tercapai, dikarenakan ada beberapa permohonan dokumen hukum dengan masa ajuan penerbitan yang sangat mepet dengan surat pengajuan permohonan dokumen hukum. Ketepatan ini juga dipengaruhi oleh kurangnya informasi mengenai kehadiran pimpinan atau kesediaan pimpinan dalam memproses pengesahan dokumen hukum, sehingga berpengaruh pada cepat lambatnya dokumen hukum disahkan. Pada kasus tertentu, beberapa dokumen hukum yang diajukan sangat lambat diproses dikarenakan tidak adanya tenaga kependidikan yang memiliki latar belakang pendidikan hukum atau memiliki pengetahuan dasar tentang hukum, sehingga proses koordinasi mengenai pekerjaan yang melibatkan aturan-aturan dasar hukum belum maksimal. Sistem monitoring pengajuan dokumen hukum juga belum terlaksana dengan baik.
Untuk meningkatkan kualitas pelayanan pada Unit Pusat Layanan Hukum Institut Teknologi Kalimantan, maka dilakukan penyebaran survey Kepuasan Masyarakat Pengguna Layanan Pusat Layanan Hukum Institut Teknologi Kalimantan. Hasil survey ini akan digunakan sebagai dasar pembuatan terbentuknya Panduan Pelayanan Pembuatan Dokumen Hukum Pada Pusat Layanan Hukum Institut Teknologi Kalimantan. Adapun responden yang di gunakan dalam penelitian ini adalah tenaga kependidikan Institut Teknologi Kalimantan.
Adapun kriteria penilaian yang digunakan dalam kuisioner adalah sebagai berikut:
Berdasarkan hasil survey per tanggal 23 September 2024 pukul 12.00 WITA sebanyak 30 responden telah mengisi survey perihal prosedur layanan pengajuan Surat Keputusan Rektor. Hasil survei ini merupakan hasil sementara dikarenakan jumlah responden yang belum mencapai target, sehingga pada laporan akhir kemungkinan hasil survei akan berubah atau tidak berubah sama sekali.
Berikut merupakan hasil penjumlahan dari masing – masing poin kriteria penilaian pada Survey Kepuasan Masyarakat Pengguna Layanan Pusat Layanan Hukum
Tabel Hasil Survey Kepuasan Masyarakat Pengguna Layanan Pusat Layanan Hukum
Berdasarkan tabel diatas, dapat disimpulkan bahwa nilai tertinggi terdapat pada poin 7 yaitu pada pernyataan “Sikap Petugas PLH dalam melayani Pengajuan Surat Keputusan Rektor ramah dan sopan”. Sedangkan nilai terendah terdapat pada poin 3 yaitu pada pernyataan “Pengajuan Surat Keptusan Rektor diproses tepat waktu”.
Berdasarkan hasil survey ini maka Pusat Layanan Hukum membuat “Panduan Pelayanan Pembuatan Dokumen Hukum Pada Pusat Layanan Hukum Institut Teknologi Kalimantan” untuk memudahkan proses pengajuan dokumen hukum dan layanan hukum lainnya di Institut Teknologi Kalimantan.
Surat Keputusan adalah suatu ketetapan tertulis yang dibuat oleh badan dengan basis aturan perundang-undangan yang berlaku yang bersifat final, individual, dan konkret. Sedangkan Surat Keputusan Rektor adalah ketetapan tertulis yang dikeluarkan oleh Rektor yang memuat kebijakan yang bersifat menetapkan, tidak bersifat mengatur, dan berlaku di lingkungan kampus.
Fungsi-fungsi dari Surat Keputusan Rektor diantaranya mengatur kebijakan-kebijakan yang ada di lingkungan kampus, kebutuhan pengambilan keputusan-keputusan administratif, acuan penyelesaian masalah-masalah yang terjadi seperti pelanggaran akademik, serta acuan hukum bagi seluruh civitas akademika dalam menjalankan tugas dan kewajibannya.
Jenis Surat Keputusan Rektor yang dibuat di Pusat Layanan Hukum antara lain:
Secara umum, tujuan diperlukannya pembuatan peraturan Rektor diantaranya menciptakan lingkungan dan belajar yang kondusif, meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam mendukung penyelenggaraan kegiatan di perguruan tinggi, menjamin keadilan dan kesamaan hak untuk semua civitas akademika, dan memenuhi standar mutu yang ditetapkan oleh pemerintah dan lembaga akreditasi.
Sebelum Peraturan Rektor siap disebarluaskan, sangat penting dilakukan tinjauan pada draf Peraturan Rektor. Beberapa alasan diantaranya adalah penyesuaian peraturan terhadap iklim akademik dengan regulasi atau kebijakan pemerintah yang terbaru, peningkatan kualitas pelayanan akademik yang efisien dan transparan, relevansi dengan visi dan misi kampus, serta pencegahan konflik dan pelanggaran.
Beberapa aspek yang perlu ditinjau dalam Peraturan Rektor sebelum disebarluaskan meliputi:
Nota Kesepahaman adalah dokumen hukum yang berisi kesepakatan awal atau pemahaman bersama antara dua pihak atau lebih, serta dokumen ini bersifat umum dan lebih kepada perizinan untuk bekerja sama dalam suatu hal. Nota Kesepahaman biasa digunakan antara universitas dan perusahaan untuk melakukan riset bersama. Karakteristik yang ada dalam nota kesepahaman diantaranya:
Sedangkan Perjanjian Kerjasama adalah dokumen yang berisi kesepakatan rinci mengenai hak dan dan kewajiban masing-masing pihak yang terlibat dalam suatu kerjasama, dan memiliki sifat yang lebih formal dan mengikat secara hukum. Perjanjian Kerjasama biasa digunakan antara dua perusahaan atau antara universitas dengan suatu perusahaan untuk memproduksi produk bersama. Karakteristik yang ada dalam Perjanjian Kerjasama diantaranya:
Pada Nota Kesepahaman dan Perjanjian Kerjasama, tinjauan sangat penting dilakukan dalam memastikan keberlangsungan dan keberhasilan suatu kerjasama. Alasan perlunya dilakukan tinjauan pada Nota Kesepahaman diantaranya adalah pengevaluasian potensi relevan dan kelayakan sebelum dilanjutkan ke tahap perjanjian yang lebih formal, pengidentifikasian kendala atau tantangan yang kemungkinan muncul sehingga dapat dibentuk solusi, dan penyesuaian antara harapan dan ekspektasi kedua belah pihak masih sejalan seiring kerjasama berjalan.
Sedangkan alasan perlu dilakukan tinjauan pada Perjanjian Kerjasama diantaranya adalah pelaksanaan kerjasama dapat dipantau sesuai kesepakatan antar pihak, pengidentifikasian kemungkinan penyimpangan dan dapat diambil tindakan korektif jika diperlukan, pengevaluasian kinerja dan pengukuran progres pencapaian kerjasama, mengantisipasi adanya sengketa beserta penyelesaian terhadap potensi sengketa yang mungkin timbul, dan penentuan apakah kerjasama dapat dilakukan terminasi (diperpanjang, dimodifikasi, atau diakhiri) jika diperlukan.
Konsultasi hukum adalah layanan yang disediakan oleh Pusat Layanan Hukum Institut Teknologi Kalimantan kepada tenaga kependidikan, dosen, mahasiswa, atau pihak-pihak luar terkait lainnya untuk mendapatkan nasihat hukum terkait masalah-masalah legal yang dihadapi. Masalah tersebut bisa bersifat pribadi atau terkait dengan pekerjaan. Bentuk konsultasi hukum yang dapat dilakukan dapat melalui tatap muka dengan janji temu, melalui aduan email, melalui sistem aduan ITK (SPEAK ITK), atau dalam bentuk seminar dengan tujuan mengedukasi pemahaman hukum kepada banyak orang.
Penting untuk diperhatikan, pada saat melakukan konsultasi hukum informasi yang disampaikan selama konsultasi bersifat rahasia dan tidak boleh diungkapkan kepada pihak manapun, serta konsultasi hukum yang dilakukan di institusi memiliki keterbatasan dalam hal cakupan masalah yang dapat ditangani sehingga individu atau kelompok yang melakukan konsultasi juga perlu mencari bantuan dari ahli hukum diluar institusi.
1. Terbentuknya alur pelayanan yang lebih efektif dan efisien
2. Output produk hukum yang sesuai dan akurat serta dapat dipertanggung jawabkan
3. Proses permohonan dokumen hukum dapat diproses sesuai dengan standar yang diterapkan di ITK.