Administrasi memiliki peran penting yang mempunyai proses kerjasama antara dua orang atau lebih dengan menggunakan sumber daya manusia yang tersedia. Hakikatnya seluruh kegiatan yang ada mampu memanfaatkan semua fasilitas yang tersedia baik personal maupun material untuk mencapai tujuan. Pelayanan merupakan bagian dari administrasi. Salah satu aspek penting dalam melaksanakan fungsi utama pelayanan suatu instansi adalah melayani berbagai aktivitas yang ada sesuai dengan kebutuhan. Pelayanan mempunyai dua istilah penting yang perlu diketahui yaitu melayani dan pelayanan. Pengertian melayani adalah membantu menyiapkan apa yang diperlukan seseorang. Sedangkan pelayanan adalah usaha melayani kebutuhan orang lain. Sudah disampaikan dengan jelas bahwa kegiatan tersebut mencakup dalam kepemimpinan, perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan yang pada hakikatnya merupakan fungsi-fungsi manajemen yang harus dilakukan oleh seorang pemimpin. Tolak ukur pelayanan yang berkualitas dalam prosesnya dapat memberikan sesuai dengan apa yang diharapkan oleh konsumen.
Salah jenis administrasi yang ada di perguruan tinggi adalah administrasi persuratan. Administrasi persuratan adalah suatu kegiatan yang tidak dapat dihindari dalam suatu Lembaga. Surat merupakan hal yang tidak dapat dipisahkan dari proses administrasi dalam suatu instansi. Dimana, surat juga memiliki peranan penting dalam penyampaian informasi yang tidak langsung. Sejalan dengan perkembangan teknologi yang ada, maka proses pengajuan surat diupayakan untuk dilakukan secara online dengan mempertimbangkan dari segi waktu, kemudahan, dan keamanan data. 3 aspek tersebut menjadi urgensi dalam perancangan system administrasi pengajuan surat dilakukan.
Pada tahun pertama penelitian dilakukan dengan berfokus pada perancangan system yang dikondisikan dengan kebutuhan user. Dimana, berdasarkan tahapan requirement didapatkan 10 aktivitas utama dengan role pengguna yakni superadmin, tendik dan mahasiswa. Berikut hasil perancangan antarmuka yang telah dibuat. Gambar 1 merupakan laman tampak muka ketika kita pertama kali masuk ke dalam system. System akan mengarahkan pengguna untuk masuk dengan memasukkan username dan password. Tujuan fitur login bagi mahasiswa yaitu untuk melihat informasi pribadi terkait pengajuan surat. Sedangkan tujuan fitur login bagi tendik yaitu untuk mengelola platform pengajuan surat, memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan menyediakan keperluan kepada pengguna.
Pengajuan surat dalam system informasi layanan akademik memiliki fitur utama dalam hal waktu. Berkaitan dengan hal tersebut, system informasi yang dirancang mampu melakukan pemantauan progress pengajuan surat yang dilakukan. Pengajuan surat yang diakomodir system yakni pengajuan surat terkait mata kuliah, pelaksanaan penelitian mahasiswa (tugas akhir), dan berkaitan dengan lomba. Berikut ditunjukkan Gambar 2 antarmuka fitur monitoring pengajuan surat.
1. Kemudahan pengajuan surat secara online
2. Kemudahan melakukan pemantuan proses pengajuan surat secara real-time
3. Meminimalisir kehilangan dokumen